İsteme.

Söz.

Nişan.

İsimleri ayrı.

Ama gerçek hayatta sınırları her zaman o kadar net değil.

Bazen isteme ve söz aynı akşam yapılıyor.

Bazen aile arasında başlayan gece, yemekle devam ediyor.

Bazen yirmi kişi bir evde buluşuyor.

Bazen kırk kişi bir otelin salonunda.

Bazen de küçük başlayan bir ritüel, gece ilerledikçe müzikli ve çok daha hareketli bir kutlamaya dönüşüyor.

Bu yüzden Lisan-ı Ezhar’da isteme, söz ve nişanı birbirinden çiçeğin büyüklüğüyle, belirli bir renk paletiyle ya da sabit bir davetli sayısıyla ayırmıyoruz.

Bizim için asıl soru şu:

Bu gece nasıl yaşayacak?

Çünkü ritüelin adı aynı olsa bile mekân, insan sayısı, servis biçimi ve gecenin akışı değiştiğinde tasarımın ihtiyacı da değişiyor.

Kısaca: İsteme, söz ve nişan organizasyonu arasındaki fark nedir?

İsteme, söz ve nişan kültürel olarak birbirinden farklı ritüellerdir; ancak günümüzde bu anlar aynı gün içinde birleşebilir veya farklı ölçeklerde kutlanabilir.

İsteme genellikle ailelerin bir araya geldiği daha yakın bir buluşma olabilir. Söz bu buluşmanın devamında gerçekleşebilir. Nişan ise küçük bir aile yemeğinden daha geniş bir davete kadar çok farklı ölçeklerde tasarlanabilir.

Ama bunların hiçbiri bizim için otomatik bir dekorasyon reçetesi oluşturmuyor.

20 kişilik bir nişan bir evde yapılabilir.

50 kişilik bir isteme bir otelde gerçekleşebilir.

İsteme ve söz aynı akşam olabilir.

Nişan ise yalnızca uzun bir yemek masası etrafında yapılan sakin bir davet olabilir.

Lisan-ı Ezhar’da tasarımı ritüelin adı değil; mekân, davetli sayısı, insan akışı ve o geceden beklenen deneyim belirler.

Evde isteme ile otel veya restoran organizasyonu aynı şey değil

Evde yapılan bir istemenin kendi doğal dili vardır.

Koltuklar.

Aile fotoğrafları.

Mutfaktan gelen kahveler.

Yıllardır aynı yerde duran konsol.

Belki çocukluğunuzdan beri orada olan yemek masası.

Biz bir eve girdiğimizde bütün bunları tasarımın parçası olarak kabul ediyoruz.

Evi başka bir yere çevirmeye çalışmıyoruz.

“evde isteme organizasyonu”

Ev dışında ise başka bir başlangıç noktası var.

Bir otel salonuna ya da restorana girdiğimizde önümüzde hazır bir mimari, mevcut bir servis altyapısı ve mekânın kendi operasyon kuralları bulunuyor.

Bu kez soru: “Bu evi nasıl hazırlayacağız?” değil.

Daha çok: “Bu mekânı bu aileye ve bu geceye nasıl ait hâle getireceğiz?”

Bazen otelin mevcut mobilyası yeterlidir.

Bazen yeni bir yerleşim gerekir.

Bazen bir restoranın tamamı özel kullanıma alınır.

Bazen de aynı gece içinde birkaç farklı alan, birkaç farklı işlev üstlenir.

İşte burada floral design’ın yanına gerçek anlamıyla event planning ve event design girer.

Bir salon, üç ayrı an: Çırağan’da bir isteme gecesi

Çırağan Palace Kempinski’de gerçekleştirdiğimiz bir organizasyonda, otelin iç salonlarından birini isteme alanı olarak kurguladık.

Yan salon ise akşam yemeğine ayrıldı.

Gecenin ilk bölümünde aileler isteme alanında bir araya geldi.

Salonun yerleşimi, oturma düzeni ve çiçekleri bu ritüele göre hazırlandı.

İsteme tamamlandıktan sonra davetliler yan salondaki akşam yemeğine geçti.

Ama ilk salonun gecesi henüz bitmemişti.

Herkes yemekteyken Lisan-ı Ezhar ekibi yeniden o alana girdi.

İsteme düzeni kaldırıldı.

Mobilya yerleşimi değişti.

Atmosfer dönüştü.

Işık ve gece kullanımına uygun detaylar devreye girdi.

Ve birkaç saat önce ailelerin sakin biçimde bir araya geldiği aynı salon, bu kez gençlerin geceye devam edeceği bir eğlence alanına dönüştü.

Misafirler yemekten çıktığında karşılarında az önce bulundukları odanın başka bir hâli vardı.

Bazen iyi event design bir mekânı güzel yapmak değil, aynı mekânın gece boyunca birkaç farklı hayat yaşayabilmesini sağlamaktır.

Bizim işimizin önemli bir bölümü de tam olarak misafirlerin görmediği bu zamanlarda gerçekleşiyor.

Kimse dönüşüm sırasında odanın ortasında kutular, kablolar, taşınan sandalyeler görmek zorunda değil.

Misafir bir alandan diğerine geçerken gece kendi akışında devam etmeli.

Arka plandaki çalışma görünmemeli.

Ama sonucu hissedilmeli.

Event planning biraz da zaman tasarlamaktır

Bir organizasyon planlarken yalnızca mekânın nasıl görüneceğini tasarlamıyoruz.

Zamanı da tasarlıyoruz.

İsteme ne kadar sürecek?

Yemeğe geçiş ne zaman olacak?

Davetliler hangi kapıdan çıkacak?

Bir salon boşaldığı anda ekibin dönüşüm için kaç dakikası var?

Hangi mobilya kalacak?

Hangisi çıkacak?

Çiçeklerin hangileri yeni düzende kullanılabilir?

Müzik ne zaman başlayacak?

Misafirlerin tekrar aynı alana dönüşü ne zaman gerçekleşecek?

Bunların hepsi tasarımın içinde.

Çünkü çok güzel bir salon hazırlayıp geçişi yönetemiyorsanız, yalnızca güzel bir salon hazırlamış olursunuz.

İyi bir davet ise yalnızca görüntüden değil, kesintisiz bir deneyimden oluşur.

Bazen mekân zaten seçilmiştir: Six Senses örneği

Her müşterinin bize geldiği nokta aynı değil.

Six Senses’ta gerçekleştirdiğimiz başka bir organizasyonda müşteri mekânını zaten seçmişti.

Bizden venue araştırmamız istenmiyordu.

Otelin ön lobby alanını isteme için değerlendirdik.

Ardından otelin restoranlarından biri davet için özel olarak kullanıldı.

Bu organizasyonda yeni sandalye, masa, masa örtüsü veya peçete getirmemize gerek yoktu.

Otelin kendi imkânları davetin ihtiyacını karşılıyordu.

Ve bizim için iyi tasarımın önemli taraflarından biri de bu:

Var olan doğruysa, sırf organizasyon yapıyoruz diye yenisini getirmemek.

Biz bu projede;

davetli sayısına göre akışı değerlendirdik,

isteme alanının yerleşimini planladık,

floral tasarımı oluşturduk,

restorandaki sofranın kişi sayısına uygun biçimde hazırlanmasını takip ettik,

çiçekleri yerleştirdik

ve misafir geçişlerinin planlandığı şekilde ilerlediğinden emin olduk.

Sonrasında geceyi otelin banquet sorumlusu ve restoran şefine devrettik.

Çünkü bu projede müşterinin bizden istediği şey bütün operasyonu sıfırdan yaratmamız değildi.

Daha çok:

“Planımız doğru mu? Eksik bıraktığımız bir şey var mı? Bütün bunlar birbiriyle iyi çalışıyor mu?”

sorusuna cevap vermemizdi.

Ve bu da event planner’ın yapabileceği işlerden biri.

İyi event planner her işi kendisi yapan kişi değildir. Doğru sorumluluğun doğru zamanda doğru ekibe geçmesini sağlayan kişidir.

Her müşteri bize aynı noktada gelmez

Bazen müşteri bizi aradığında elinde neredeyse tamamlanmış bir plan vardır.

Mekân seçilmiştir.

Menü konuşulmuştur.

Otel veya restoranla anlaşılmıştır.

Davetli sayısı bellidir.

Bu durumda bizim rolümüz mevcut yapının içine girip:

eksik noktaları görmek,

akışı kontrol etmek,

floral ve event design’ı kurmak,

yerleşimi değerlendirmek

ve uygulamanın planlandığı şekilde ilerlediğinden emin olmak olabilir.

Ama bazen telefon çok daha erken gelir.

Ve müşteri şöyle der:

“Yaklaşık 35 kişiyiz.”

“İsteme ve söz aynı akşam olsun istiyoruz.”

“Yemek olsun.”

“Çok resmi istemiyoruz.”

“Sonrasında gençler biraz eğlensin.”

“İstanbul’da olsun ama otel mi restoran mı karar veremedik.”

İşte burada yaptığımız iş başka.

Henüz mekân seçilmediyse event planner nereden başlar?

Mekân seçmeden bize geldiğinizde önce sizin gecenizi anlamamız gerekir.

Kaç kişi?

Hangi yaş grupları?

Aileler nasıl bir ortamda rahat eder?

Yemek oturarak mı olacak?

Tek uzun masa mı?

Birkaç masa mı?

İsteme ve yemek aynı mekânda mı gerçekleşmeli?

Sonrasında müzik veya eğlence olacak mı?

Mahremiyet ne kadar önemli?

Otel konaklaması gerekiyor mu?

Boğaz manzarası gerçekten önemli mi, yoksa gecenin akışı için iki ayrı salon çok daha mı değerli?

Sonra mekân alternatiflerine bakabiliriz.

Her venue’yu yalnızca güzel olup olmadığı üzerinden değerlendirmiyoruz.

Kapasitesi.

Odalar arası geçişi.

Servis altyapısı.

Mevcut mobilyası.

Ses ve eğlence konusunda sunduğu imkânlar.

Hangi ekipmanın ayrıca kiralanması gerektiği.

Kurulum ve söküm saatleri.

Misafirin orada nasıl hareket edeceği.

Bütün bunlar kararın parçası.

Çünkü bizim için:

“İstanbul’un en iyi isteme veya nişan mekânı hangisi?”

sorusunun tek bir cevabı yok.

Sizin geceniz için en doğru mekân var.

[İÇ LİNK → “isteme, söz ve nişan organizasyonları” ifadesini /istanbul-soz-nisan-organizasyonu sayfasına bağla.]

Mekân seçmek yalnızca estetik seçim değildir

Bazen bir mekâna ilk bakışta âşık olabilirsiniz.

Ama sonra 40 kişilik yemek düzeninde istediğiniz masanın sığmadığını fark edersiniz.

Ya da yemek sonrası müzik istediğiniz hâlde ses konusunda ciddi bir sınırlama vardır.

Belki çok güzel bir salon vardır ama isteme ile yemek arasında istediğiniz geçişi yaratacak ikinci alan yoktur.

Belki başka bir mekân fotoğraflarda ilk bakışta daha sade görünür ama operasyon açısından sizin gecenize çok daha uygundur.

Planner’ın görevi biraz da burada başlar.

Yalnızca seçenek sunmak değil.

Seçeneklerin ne anlama geldiğini göstermek.

Artısını.

Eksisini.

Görünmeyen maliyetini.

Gecenin akışına sağlayacağı avantajı.

Ve sonunda müşteriyi en popüler olana değil, kendi gecesine en uygun olana yönlendirmek.

Venue coordinator ile event planner aynı kişi değildir

Türkiye’de en fazla karışan konulardan biri bu.

Bir otel veya restoranın kendi event, banquet ya da operasyon ekibi olabilir.

Ve olması da gerekir.

Çünkü onlar kendi mekânlarını en iyi bilen insanlar.

Mutfağın nasıl çalıştığını bilirler.

Servis ekibini yönetirler.

Mekânın teknik kurallarını bilirler.

Masa ve sandalye envanterini takip ederler.

Yemeğin ne zaman çıkacağını bilirler.

Biz ise planner olarak başka bir taraftan bakarız:

müşterinin tarafından.

Mekân, gecenin parçalarından yalnızca biridir.

Planner;

mekânı,

tasarımı,

çiçekleri,

diğer tedarikçileri,

zamanlamayı,

misafir deneyimini

ve geçişleri

aynı resmin içinde düşünür.

Bu iki rol birbirine rakip değildir.

İyi bir organizasyonda birbirlerini tamamlarlar.

Venue ekibi mekânı yönetir.
Planner müşterinin gecesini yönetir.

Bazı projelerde sorumluluk alanları daha fazla kesişir.

Bazılarında çok net ayrılır.

Önemli olan kimin hangi noktada devralacağını baştan bilmektir.

Not: Venue coordinator ile event/wedding planner arasındaki farkı ayrı bir yazıda daha detaylı anlatacağız.

[İÇ LİNK — BU YAZI HAZIRLANINCA → “Venue coordinator ile event planner arasındaki fark” ifadesini yeni bloga bağla.]

Event planner her projede full-service olmak zorunda mı?

Hayır.

Bazen müşterinin bütün süreci bizim yönetmemize ihtiyacı vardır.

Venue araştırması.

Bütçe planı.

Tedarikçiler.

Event design.

Floral design.

Mobilya ve ekipman.

Kurulum.

Günün zaman planı.

Misafir akışı.

Gece sonuna kadar operasyon.

Bazen ise bunların yalnızca birkaçına ihtiyaç vardır.

Mekân zaten seçilmiş olabilir.

Otel güçlü bir banquet altyapısına sahip olabilir.

Müşteri organizasyonun önemli kısmını kendi çözmüş olabilir.

O durumda bizim işimiz eksik olanı tamamlamaktır.

Lisan-ı Ezhar’da hizmet kapsamını sırf daha büyük bir organizasyon paketi satmak için genişletmeye çalışmıyoruz.

İhtiyaç neyse, iş orada başlıyor.

Ve doğru yerde bitiyor.

İsteme, söz ve nişanda çiçek bütün bunların neresinde?

En sonunda.

Ve tam olması gereken yerde.

Çünkü akış belli değilse çiçeğin nereye yerleşeceğini gerçekten bilmiyoruz.

Masa ölçüsü belli değilse doğru oranı bilmiyoruz.

İnsanların nereden geçeceğini bilmiyorsak büyük bir aranjmanın güzel mi yoksa engel mi olacağını bilmiyoruz.

Salonun birkaç saat sonra başka bir işleve dönüşeceğini biliyorsak floral tasarımın da bu dönüşüme uyum sağlayıp sağlamayacağını düşünmemiz gerekiyor.

Bu nedenle Lisan-ı Ezhar’da floral design’ı organizasyonun geri kalanından kopuk düşünmüyoruz.

Bazen çiçek lobby’de aileleri karşılıyor.

Bazen isteme alanının tek güçlü odağı oluyor.

Bazen yemek masasının üzerinde devam ediyor.

Bazen aynı çiçeklerden bazıları gecenin ikinci bölümüne taşınıyor.

Bazen de görevini tamamlayıp ilk bölümle birlikte sahneden çekiliyor.

Çiçek yalnızca güzel olmak zorunda değil.
Doğru zamanda, doğru yerde yaşamak zorunda.

Söz, nişan ve isteme için belirli çiçekler var mı?

Hayır.

İsteme için mutlaka beyaz.

Söz için mutlaka pembe.

Nişan için mutlaka daha büyük ve renkli.

gibi bir tasarım sözlüğümüz yok.

Mevsime bakıyoruz.

Mekâna bakıyoruz.

Renk paletine bakıyoruz.

İnsanlara bakıyoruz.

Ve o hafta hangi çiçeğin gerçekten iyi olduğuna bakıyoruz.

Şakayık mevsimindeyse şakayık kullanılabilir.

[İÇ LİNK → “şakayık” kelimesini /blog/sakayik-peony-bakim-anlam-fiyat-rehberi sayfasına bağla.]

Lale zamanıysa lale.

Bazen orkide.

Bazen gül.

Bazen yalnızca birkaç güçlü dal.

Çiçeğin adı, tasarımın kendisinden daha önemli değil.

Büyük organizasyon daha çok çiçek demek mi?

Hayır.

Davetli sayısı arttığında operasyon büyür.

Masa sayısı artabilir.

Servis alanları çoğalabilir.

Misafir akışı karmaşıklaşabilir.

Ama bu otomatik olarak her yüzeyi çiçekle doldurmak gerektiği anlamına gelmez.

Biz floral tasarımda da aynı şeyi seviyoruz:

Çarpıcı ama ölçülü.

Bir yerde büyük bir etki yaratıyorsak başka bir yerde biraz boşluk bırakabiliriz.

Çünkü mekânın kendisinin de görünmesini istiyoruz.

İnsanların da.

Yemeğin de.

Mimari detayların da.

İyi event design her şeyin aynı anda bağırması değildir.

Neyin ne zaman konuşacağını bilmektir.

İstanbul’da isteme, söz ve nişan organizasyonu planlamak

Lisan-ı Ezhar’ın Yeniköy, Sarıyer’deki atölyesinden İstanbul’un farklı bölgelerindeki ev, otel, restoran ve özel etkinlik mekânlarında isteme, söz ve nişan organizasyonları hazırlıyoruz.

Ancak İstanbul’da yapılacak bir davetin ölçeğini yalnızca semt veya mekânın prestiji üzerinden değerlendirmiyoruz.

Boğaz’daki büyük bir otel salonunun ihtiyacıyla özel bir restoranın ihtiyacı aynı değil.

Bir otelde güçlü bir banquet ve operasyon altyapısı bulunabilir.

Başka bir venue’da masa, sandalye, tekstil, servis ekipmanı veya teknik altyapının dışarıdan planlanması gerekebilir.

Müşteri mekânını seçmişse o yapının içindeki ihtiyaçları değerlendiririz.

Henüz seçmediyse mekân alternatiflerini gecenin gerçek ihtiyacına göre birlikte değerlendirebiliriz.

[İÇ LİNK → “ev davetleri” ifadesini /ev-daveti-sofra-kurulumu-organizasyonu sayfasına bağla.]

Çünkü event planning bizim için hazır bir dekorasyon paketini başka mekânlara taşımak değil; her projede yeniden doğru soruları sormaktır.

İsteme, söz ve nişan organizasyonu hakkında sık sorulan sorular

İsteme, söz ve nişan aynı gün yapılabilir mi?

Evet. İsteme ve söz aynı gün gerçekleştirilebilir; nişan da çiftin ve ailelerin tercihine göre aynı programa dahil edilebilir veya ayrı bir davet olarak planlanabilir.

Bizim için önemli olan ritüellerin hangi sırayla yapılacağının ve misafirlerin alanlar arasında nasıl geçeceğinin önceden planlanmasıdır.

İsteme organizasyonu ev dışında yapılabilir mi?

Evet. İsteme evde yapılabileceği gibi otel, restoran veya özel etkinlik mekânlarında da gerçekleştirilebilir.

Ev dışında yapılan organizasyonlarda mekânın servis altyapısı, davetli kapasitesi, özel alanları ve gecenin diğer bölümlerine geçiş imkânları tasarımın önemli parçaları hâline gelir.

20–50 kişilik isteme veya söz için otel uygun mudur?

Evet. 20–50 kişilik isteme, söz veya nişan davetleri otel ve restoranların özel salonlarında gerçekleştirilebilir.

Ancak doğru venue seçimi yalnızca kapasiteye göre yapılmamalıdır. Davetin akışı, yemek düzeni, mahremiyet, eğlence beklentisi ve mekânın mevcut altyapısı birlikte değerlendirilmelidir.

İsteme ve yemek aynı salonda olmak zorunda mı?

Hayır. İsteme ve yemek aynı alanda gerçekleşebilir veya gecenin farklı bölümleri için ayrı salonlar kullanılabilir.

Ayrı alanlar, özellikle ritüelden yemeğe veya yemekten eğlenceye belirgin bir atmosfer geçişi isteniyorsa avantaj sağlayabilir.

Aynı salon gece içinde farklı amaçlarla kullanılabilir mi?

Evet. Doğru zamanlama ve operasyon planıyla aynı salon gece içinde birden fazla işleve dönüştürülebilir.

Çırağan Palace Kempinski’de gerçekleştirdiğimiz bir organizasyonda isteme için kullanılan salon, davetliler yemek yerken ekibimiz tarafından yeniden düzenlenerek gecenin ilerleyen saatlerinde eğlence alanına dönüştürüldü.

Mekânı seçtikten sonra event planner ile çalışabilir miyim?

Evet. Event planner ile çalışmak için planlama sürecinin en başında olmak zorunda değilsiniz.

Mekânınızı seçmişseniz planner mevcut planı inceleyebilir, eksikleri değerlendirebilir, tasarım ve akış üzerinde çalışabilir ve kurulum sürecini takip edebilir.

Mekân seçimini event planner yapabilir mi?

Event planner müşterinin ihtiyaçlarına uygun venue seçeneklerini araştırabilir, alternatiflerin artı ve eksilerini değerlendirebilir ve karar sürecinde danışmanlık verebilir.

Son seçim müşteriye aittir; planner’ın görevi kararın yalnızca estetik değil operasyonel sonuçlarını da görünür hâle getirmektir.

Venue coordinator ile event planner arasındaki fark nedir?

Venue coordinator ağırlıklı olarak çalıştığı mekânın operasyonundan sorumluyken event planner müşterinin bütün organizasyonunu daha geniş bir çerçevede takip eder.

Görev tanımları mekâna ve projeye göre değişebilir; iyi organizasyonlarda venue ekibi ile planner koordinasyon içinde çalışır.

Event planner tüm gece organizasyonda kalmak zorunda mı?

Hayır. Planner’ın organizasyondaki görev süresi verilen hizmetin kapsamına göre değişebilir.

Bazı projelerde gece sonuna kadar tam operasyon yönetimi yapılırken, bazı projelerde kurulum, floral design ve akış kontrolünün ardından operasyon venue ekibine devredilebilir.

Söz ve nişan için çiçeklerin boyutu farklı olmak zorunda mı?

Hayır. Çiçeğin büyüklüğünü ritüelin adı değil, mekânın ölçeği, yerleşim, masa ölçüleri, davetli sayısı ve tasarımın genel dili belirlemelidir.

Küçük bir nişan çok sade olabilir; daha geniş bir isteme ise daha büyük floral müdahaleler gerektirebilir.

İsteme, söz ve nişan için hangi çiçekler tercih edilir?

Belirli bir zorunlu çiçek listesi yoktur.

Mevsim, renk paleti, mekân ve çiçeğin o haftaki kalitesi birlikte değerlendirilmelidir. Lisan-ı Ezhar’da belirli bir ritüeli belirli bir çiçeğe bağlamak yerine tasarımın bütününe bakıyoruz.

Belki mesele ritüelin adında değildir

İsteme.

Söz.

Nişan.

Bütün bu kelimeler bize gecenin ne için yapıldığını söylüyor.

Ama nasıl yaşanacağını söylemiyor.

Onu aileler belirliyor.

İnsanlar.

Mekân.

Birlikte yemek isteyip istemedikleri.

Geceyi erken bitirmek mi, müzikle devam etmek mi istedikleri.

Yirmi kişi mi olacakları, elli kişi mi.

Bir evde mi buluşacakları, bir otelde mi.

Bizim işimiz bütün bunları dinledikten sonra gecenin kendi dilini bulmak.

Bazen işimiz yalnızca doğru çiçeği doğru yere koymak.

Bazen bir otelin mevcut planındaki eksikleri tamamlamak.

Bazen ise daha mekân bile yokken masaya oturup bütün geceyi birlikte kurmak.

Ama başlangıç noktası hep aynı:

Önce neye ihtiyacımız olduğunu anlamak.

Sonra mekân.

Sonra akış.

Sonra tasarım.

Sonra çiçek.

Ve bütün parçalar doğru yere oturduğunda gece artık “organize edilmiş” gibi hissettirmemeli.

Sadece olması gerektiği gibi akmalı.

Editoryal Not

Bu yazı, Lisan-ı Ezhar’ın İstanbul’da gerçekleştirdiği isteme, söz, nişan ve özel davet projelerindeki event planning, event design ve floral design deneyimlerinden yola çıkarak hazırlanmıştır.

Deniz Kulaçoğlu
Lisan-ı Ezhar Kurucusu & Yaratıcı Direktörü
Yeniköy, İstanbul